Am lucrat recent cu o echipă de performeri care căutau să își îmbunătățească viteza, eficiența și rezultatul proiectelor strategice pe care le implementează. Individual, membrii sunt impresionanți: foarte bune cunoștințe în domeniul lor (unul dificil, aș adăuga), determinați și cu așteptări mari de la ei înșiși. ProblemaAveau mai multe proiecte strategice în același timp, termene suprapuse și suprapuneri de oameni, așa că era multă confuzie, lipsă de prioritizare și de înțelegere a cine ce face și când. Și o supraîncărcare uriașă pentru oamenii a căror expertiză a fost necesară în mai multe proiecte.
Câteva sugestii pe care le-am văzut funcționând în proiecte anterioare sunt:
- Toți managerii de proiect au nevoie să fie instruiți în metodologia și abilitățile de management de proiect. În România, în proiectele pe care le dezvoltăm împreună cu clienții noștri, vedem destul de des următorul lucru: oamenilor mai proactivi, mai motivați și care dau rezultate ajung să le fie încredințate proiecte și se așteaptă să performeze, chiar dacă nu au avut nicio oportunitate de învățare a bazelor (cel puțin).
Problemele care decurg din acest lucru:
- Nu știu ce nu știu. Și nu au idei despre cum să-și îmbunătățească competența și rezultatele.
- Muncesc intens și sunt frustrați că nu obțin rezultatele pe care și le propun.
- Dacă aveți mai multe proiecte și toate sunt importante – aduceți un Program Manager. The value of the Program Manager comes from aligning between the projects, from highlighting the bottlenecks and to having recurrent alignment meetings with the Project Managers. Valoarea Program Managerului vine din alinierea între proiecte, din evidențierea blocajelor și din organizarea de întâlniri recurente de aliniere cu managerii de proiect.
Problemele care apar din lipsa unui Program Manager, atunci când este necesar:
- Fără o prioritizare clară între proiecte (aceasta face parte din rolul Program Managerului, de a alinia stakeholderii) și estimări clare, de multe ori managerii de proiect sunt nevoiți să încerce să-i convingă pe toți ceilalți colegi să colaboreze la proiectul lor. Persoanele implicate au, de obicei, rolul lor operațional, unde sunt deja alocați 100% și depun eforturi suplimentare pentru a ajuta la proiecte. În cazul fericit în care aleg să ajute.
- Fără un Program Manager care să aibă întreaga perspectivă, este dificil și pentru managerii de proiect să știe cu ce alte proiecte concurează pe plan intern și cum să negocieze prioritățile și termenele limită.
- Construiți o structură minimă pentru guvernanța proiectelor. Metodologiile de management de proiect oferă o gamă largă de instrumente și modalități de gestionare a proiectului. Poate fi copleșitor. Iar nivelul de cunoștințe poate fi foarte diferit în organizație. Recomandarea este să alegeți doar instrumentele și metodele care pot fi utilizate în toate proiectele (minimul) și să lăsați la decizia fiecărui manager de proiect ce dorește să adauge peste acel minim, dacă consideră de cuviință. Acesta este cel mai rapid mod de a crește nivelul de performanță în proiecte, la nivel organizațional.
- Construiți un dashboard unic. Cel mai bun mod de a asigura obținerea rezultatelor este să avem o metodă clară de urmărire a acestora. Dashboard-ul ar trebui să se afișeze:
- Termenele proiectelor – se s-a planificat, care este statusul actual și care este proiecția actualizată
- Buget – ce a fost planificat, care este statusul actuală și ce proiecții avem
- Nevoi pentru fiecare proiect (pot fi blocaje, resurse suplimentare, negocieri etc.)
- Generați claritate construind un roadmap la nivel de organizație. Acest roadmap ar trebui actualizat și comunicat periodic, astfel încât toate părțile implicate să aibă o perspectivă clară asupra progresului și a ceea ce urmează.
- Faceți vizibile etapele proiectului și persoanele implicate. Matricea RACI este unul dintre cele mai eficiente instrumente de aliniere pe task-uri, oameni și responsabilități. Acesta este unul dintre instrumentele mele personale preferate, este simplu, dar foarte eficient în clarificarea:
- cine este accountable (răspunzător de realizare – care supraveghează că lucrurile se întâmplă – poate doar superviza sau poate și lucra direct la sarcini),
- cine este responsible (responsabil de execuție – cine trebuie să facă ce activitate),
- care trebuie să fie consultat (validări formale sau informale) și
- cine trebuie să fie informat.
- În calitate de manager de proiect, asigură-te că incluzi și estimezi efortul necesar pentru gestionarea proiectului. Vizibilitatea asupra acestei încărcări (și, de obicei, este mult mai mare decât credem) îl ajută pe Managerul de Proiect să gestioneze mai bine proiectul, dar și pe stakeholderi, care au nevoie să înțeleagă impactul alocării unui timp suficient și dedicat activităților de gestionare a proiectului, mai ales dacă Managerul de Proiect are și un rol operațional.
- Stabiliți recurențe și rutine care să ajute guvernanța proiectelor. Un plan bine conceput este unul dintre factorii de succes pentru livrarea proiectelor la timp, în buget și în conformitate cu cerințele convenite. Un alt factor, la fel de important, este urmărirea îndeplinirii planului, să te asiguri că proiectul atinge termenele intermediare (milestones) și dacă există obstacole și probleme, să fii proactiv în depășirea acestora. Aceasta înseamnă revizuiri periodice ale statusului. Sugestia noastră este să definim și să urmăm rutine specifice pentru acest lucru – întâlniri, timp alocat pentru revizuirea proiectului etc. și frecvențe. Acest lucru va construi obiceiurile necesare, nu doar pentru acest proiect, ci pentru cele care vor veni după.
Gestionarea unui proiect va aduce întotdeauna provocări neașteptate. Pentru a avea control asupra proiectelor noastre, avem nevoie să găsim modalități inteligente de a ne asigura că avem „chei de control” și metode eficiente de gestionare și răspuns.
Monica Dumitrescu – Entrepreneur, consultant, trainer and performance developer